Som lokallagsleder, styremedlem, eller medlem i valgkomité/nominasjonskomité kommer man til å måtte behandle personopplysninger. Dette innebærer et stort ansvar.
Alle personer har rett til kontroll over sine personopplysninger, dette innebærer rett til å få innsyn i hva som er lagret om dem, og rett til å få data slettet. Det er partiets ansvar å sørge for at disse rettighetene ivaretas.
SV behandler opplysninger bl.a. om hvor folk bor, hva e-postadressen deres er, hvilket telefonnummer de bruker, og ikke minst, opplysningen om at de er medlem i partiet. Sistnevnte er betegnet som en sensitiv personopplysning og den er underlagt strengere regler enn andre opplysninger.
Som en hovedregel skal personoplysninger bare behandles i sentralt godkjente systemer, vanligvis i medlemsregisteret. Dette innebærer for eksempel at man ikke kan:
- Sende e-post til medlemmer fra privat epostadresse.
- Sende informasjon på e-post eller SMS som kan identifisere medlemmer.
- Lage egne digitale medlemslister som lagres på egen PC eller i en skytjeneste.
Man kan derimot:
- Sende epost til et eller flere medlemmer fra medlemssystemet.
- Sende bare medlemsnummer til andre tillitsvalgte eller ansatte i partiet.
- Sende e-post til folkevalgte og tillitsvalgte fra privat e-postadresse.
Et lokallag bør være spesielt forsiktig med å organisere kommunikasjon og informasjon i andre skytjenester enn de SV bruker. Det er erfaringsmessig stor risiko for brukerfeil med slike løsninger, og vanskelig for ansatte i partiet å tilby hjelp med dataforvaltningen i dem.
Avvik er kort fortalt hver gang personopplysninger behandles uten grunn, eller kommer på avveie. Avvik skal meldes til partikontoret, og blir deretter fulgt opp i henhold til personopplysningsloven.